Warum gibt es Versionen?
Auf Bauprojekten ändern sich Pläne, Leistungsverzeichnisse, Berichte und andere Unterlagen regelmäßig. Kuro hilft dabei, neue Dokumente sauber einzuordnen und ältere Stände nachvollziehbar zu halten.
So können Sie später sehen:
- welche Dokumente aktuell gültig sind
- welche Dokumente neu hinzugekommen sind
- welche Dateien eine ältere Version ersetzen
- welche Dateien nur Duplikate sind
- welcher Dokumentenstand zu einem früheren Zeitpunkt gültig war
Neuen Dokumentenstand hochladen
Laden Sie neue Unterlagen wie gewohnt in Ihrem Projekt hoch. Ein Upload kann neue Dokumente enthalten, aber auch aktualisierte Fassungen bereits vorhandener Dokumente.
Nach dem Upload verarbeitet Kuro die Dateien automatisch. Währenddessen wird die Aktualisierung als ausstehend angezeigt.
Wichtig: Solange eine Aktualisierung noch geprüft oder freigegeben werden muss, kann für dieses Projekt kein weiterer neuer Dokumentenstand hochgeladen werden. So bleibt der Projektstand eindeutig.
Automatische Prüfung
Nach dem Upload prüft Kuro, wie die neuen Dateien zum bestehenden Projektstand passen. Dabei kann Kuro folgende Fälle erkennen:
Fall | Bedeutung |
Neues Dokument | Die Datei ist neu und wird zusätzlich zum Projekt hinzugefügt. |
Neue Version | Die Datei ersetzt wahrscheinlich ein bereits vorhandenes Dokument. |
Duplikat | Das Dokument entspricht einem bereits im Projekt abgelegten Dokument. |
Diese Einordnung ist ein Vorschlag. Sie entscheiden, ob der Vorschlag stimmt.
Versionsvorschläge prüfen
Öffnen Sie den Uploadverlauf, um die ausstehende Aktualisierung zu prüfen.
Dort sehen Sie für jedes Dokument, ob Kuro es als neues Dokument, neue Version oder Duplikat einordnet. Bei einer neuen Version oder einem Duplikat, können Sie das alte und das neue Dokument nebeneinander vergleichen.
Sie können dann:
- den Vorschlag genehmigen
- den Vorschlag ablehnen
- die Entscheidung rückgängig machen
- das Dokument als Duplikat markieren
- das vermeintliche Duplikat als neue Version markieren
- eine andere bestehende Datei zuordnen
Tipp: Prüfen Sie Versionsvorschläge besonders sorgfältig bei Plänen, Nachweisen und Leistungsverzeichnissen. Kleine Änderungen können große Auswirkungen haben.
Aktualisierung freigeben
Eine Aktualisierung kann erst freigegeben werden, wenn alle Dokumente verarbeitet wurden und keine offenen Versionsvorschläge mehr vorhanden sind.
Wenn Sie die Aktualisierung freigeben, wird daraus der neue aktuelle Projektstand. Kuro erstellt zusätzlich einen kurzen Versionshinweis, der die wichtigsten Änderungen zusammenfasst.
Nach der Freigabe stehen die Dokumente im aktuellen Stand für Suche, Analyse, Chat und weitere Funktionen zur Verfügung.
Aktualisierung ablehnen
Wenn ein Upload nicht zum Projektstand übernommen werden soll, können Sie die Aktualisierung ablehnen. Die Dokumente aus diesem Upload werden dann nicht als aktueller Projektstand freigegeben.
Wichtig: Das Ablehnen einer Aktualisierung kann nicht rückgängig gemacht werden. Prüfen Sie daher vorher, ob der Upload wirklich nicht benötigt wird.
Frühere Projektstände ansehen
Über die Versionsauswahl können Sie frühere freigegebene Projektstände öffnen. Das ist hilfreich, wenn Sie nachvollziehen möchten, welche Unterlagen zu einem bestimmten Zeitpunkt gültig waren oder wie sich der Dokumentenstand verändert hat.
Wenn Sie eine ältere Version ansehen, zeigt Kuro an, dass Sie sich in einer historischen Ansicht befinden.
Versionen vergleichen
Im Versionsvergleich sehen Sie die Unterschiede zwischen zwei Projektständen.
Kuro zeigt Ihnen:
- hinzugefügte Dokumente
- aktualisierte Dokumente
- Duplikate
- unveränderte Dokumente
Bei aktualisierten Dokumenten können Sie die alte und neue Fassung direkt vergleichen.
Projektphasen
Projekte können in Phasen geführt werden, zum Beispiel Kalkulation, Einkauf, Ausführungsplanung oder Ausführung.
Beim Wechsel in eine neue Phase kann der aktuelle Dokumentenstand übernommen werden. So beginnt die nächste Phase mit einem klaren, freigegebenen Stand.
Optional können bestehende Dokumente archiviert werden, wenn die neue Phase mit einem leeren Dokumentensatz starten soll.
Gute Praxis
- Laden Sie zusammengehörige Dokumente möglichst gemeinsam hoch.
- Verwenden Sie klare Dateinamen mit Planstand, Datum oder Revisionsnummer.
- Prüfen Sie neue Versionen vor der Freigabe sorgfältig.
- Markieren Sie echte Duplikate als Duplikat.
- Nutzen Sie den Versionsvergleich, wenn Sie Änderungen erklären oder nachverfolgen müssen.
- Geben Sie eine Aktualisierung erst frei, wenn der Upload fachlich geprüft ist.
Ergebnis
Nach der Freigabe gibt es einen klaren aktuellen Projektstand. Frühere Stände bleiben nachvollziehbar, und neue Dokumente, Versionen und Duplikate sind sauber voneinander getrennt.
So reduziert Kuro Unsicherheit über gültige Unterlagen und macht Änderungen im Bauprojekt transparenter.